Privacyverklaring — Reexz Moves

1. Wie verwerkt jouw persoonsgegevens?

Verwerkingsverantwoordelijke is Minded Motion B.V., handelend onder de naam Reexz Moves, Garnizoenweg 17, 5928 NA Venlo, Nederland — KvK 81936370. Voor privacyvragen: contact@reexz.com.

Deze verklaring geldt voor onze website, het Reexz-platform (app en cockpit), onze evenementen, workshops, clinics en programma's met scholen, gemeenten en organisaties.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over jou zeggen of die met jou in verband kunnen worden gebracht. Alles wat we ermee doen — verzamelen, opslaan, gebruiken, doorgeven of verwijderen — noemen we het verwerken van persoonsgegevens. We verwerken alleen gegevens die je zelf aan ons verstrekt of die nodig zijn om het platform en onze activiteiten goed te laten werken.

Gegeven	Waarom?	Rechtsgrond (AVG)
Naam	Registratie account, deelname aan activiteit of programma	Art. 6 lid 1 (b): overeenkomst
E‑mailadres	Account, contact, magic‑link‑login, bevestigingen	Art. 6 lid 1 (b): overeenkomst
Geboortedatum / leeftijdsgroep	Gericht beweegadvies, veilige groepsindeling, inzicht in doelgroep	Art. 6 lid 1 (f): gerechtvaardigd belang
Gekozen disciplines, niveau, voortgang, claims, badges	Werking van het Reexz‑platform en het leerpad	Art. 6 lid 1 (b): overeenkomst
Locatie van een activiteit (spot, park, evenement)	Activiteit registreren en terug kunnen zien	Art. 6 lid 1 (a): toestemming
Terugkerende activiteit en resultaten	Inzicht in gebruik, voortgang en programma‑impact	Art. 6 lid 1 (f): gerechtvaardigd belang
IP‑adres, device‑/browserinformatie, sessielogs	Beveiliging, fraudepreventie, foutopsporing	Art. 6 lid 1 (f): gerechtvaardigd belang
Antwoorden op impact‑vragenlijsten	Effectmeting voor scholen, gemeenten en partners	Art. 6 lid 1 (a) / (f): toestemming of gerechtvaardigd belang, geanonimiseerd gerapporteerd
Beeld‑ en geluidopnamen van activiteiten	Verslaglegging, marketing en verantwoording	Art. 6 lid 1 (a) / (f): toestemming (minderjarigen) of gerechtvaardigd belang
Contact‑ en aanvraagberichten, CV/sollicitaties	Beantwoorden vragen, samenwerking, werving	Art. 6 lid 1 (b) / (f)

3. Hoe gaan wij met jouw persoonsgegevens om?

Beveiliging

We treffen passende technische en organisatorische maatregelen: TLS‑versleuteling, toegang op need‑to‑know, sterke authenticatie (magic link), logging, geheimhoudingsverplichtingen, periodieke reviews en security‑scans op het databasemodel van het platform. Onze hosting‑ en infrastructuurpartners voldoen aan gangbare standaarden voor informatiebeveiliging.

Delen met derden

We delen jouw persoonsgegevens niet met derden, behalve in de gevallen die hieronder zijn omschreven. We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor commerciële profielen bij externe partijen.

Verwerkers die nodig zijn voor onze dienstverlening: hosting, database/auth, transactionele e‑mail, privacyvriendelijke analytics, betaaldienstverlener, boekhouder en juridisch adviseur. Met hen sluiten we verwerkersovereenkomsten.
Nieuwsbrief: alleen als je je daar zelf voor inschrijft, delen we naam en e‑mailadres met onze e‑mailprovider. Uitschrijven kan altijd via de link onderaan elke mail.
Wettelijke verplichting of rechterlijk bevel: als de wet of een rechter ons daartoe verplicht, moeten we gegevens verstrekken.
Gezamenlijke producties met scholen, gemeenten of partners: alleen de gegevens die nodig zijn voor uitvoering en verantwoording van het programma.

4. Rollen binnen het Reexz‑platform

Wat we precies met je gegevens doen, hangt mede af van je rol binnen het platform.

Deelnemer — iemand die het platform gebruikt om disciplines te oefenen, levels te claimen en badges te verzamelen, eventueel binnen een groep van een school, club of gemeente.

Coach — iemand die op eigen initiatief of in opdracht van een Opdrachtgever groepen of activiteiten begeleidt, claims beoordeelt en toegang heeft tot de coach‑/admin‑cockpit.

Opdrachtgever — een school, gemeente of organisatie die Coaches inzet en op geaggregeerd niveau de voortgang en impact van een programma kan volgen.

Als Deelnemer

Wanneer je deelneemt aan een groep, evenement of programma, kunnen je naam en je behaalde levels/badges zichtbaar zijn voor je Coach en — afhankelijk van de instellingen van de groep — voor andere Deelnemers in dezelfde groep.
Coaches kunnen jouw claim voor een level beoordelen. Daarvoor zien ze het door jou ingediende bewijsmateriaal (bijv. een korte video of foto) en de bijbehorende discipline en datum.
Opdrachtgevers zien jouw individuele gegevens niet. Zij zien alleen gepseudonimiseerde of geaggregeerde data, zoals het aantal actieve Deelnemers, behaalde levels per discipline, leeftijdsgroep en regio. Daarmee kunnen ze hun programma sturen zonder jou persoonlijk te identificeren.
Voor het delen van herkenbare beelden vragen we vooraf toestemming; voor minderjarigen altijd aan ouders/voogden.

Als Coach

Je naam en eventueel je profielfoto zijn zichtbaar in de cockpit voor de Opdrachtgever waarvoor je werkt en voor andere Coaches binnen hetzelfde programma.
Naam en groep zijn zichtbaar voor de Deelnemers die je begeleidt.
Opdrachtgevers zien op geaggregeerd niveau hoeveel groepen of activiteiten je begeleidt, niet de individuele Deelnemers.
Een Opdrachtgever kan je vragen om jouw naam openbaar te koppelen aan een route of activiteit. Dit gebeurt alleen met jouw toestemming en je kunt die toestemming op elk moment intrekken.

Als Opdrachtgever

Je krijgt toegang tot de cockpit met gepseudonimiseerde en geaggregeerde data over je programma. Zo kun je gericht bijsturen, zonder individuele Deelnemers te kunnen identificeren.
Je accountgegevens (naam, functie, organisatie, e‑mail) gebruiken wij voor account‑ en contractbeheer en programma‑communicatie.

5. Beeldmateriaal van minderjarigen

Bij activiteiten met minderjarigen vragen we vooraf — via de school, organisator of aanmeldformulier — toestemming aan ouders/voogden voor het maken en publiceren van herkenbaar beeldmateriaal. Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken via contact@reexz.com; we verwijderen de betreffende beelden dan zo spoedig mogelijk uit onze actieve kanalen.

6. Doorgifte buiten de EER

Sommige leveranciers verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. We doen dit alleen op basis van een passende waarborg, zoals een adequaatheidsbesluit of de EU‑modelcontracten (Standard Contractual Clauses), met aanvullende maatregelen waar nodig.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt en houden ons aan wettelijke bewaartermijnen.

Contactaanvragen: 12 maanden na laatste contact.
Klantadministratie en facturen: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
Deelnemerslijsten van een evenement: maximaal 12 maanden na het evenement.
Accountgegevens Reexz‑platform: zo lang het account actief is, daarna binnen 12 maanden geanonimiseerd of verwijderd.
Klantdossiers (programma's met Opdrachtgevers): tot maximaal 5 jaar na afronding, tenzij langer bewaren noodzakelijk is.
Beeldmateriaal: zo lang relevant voor verslaglegging/marketing, met respect voor intrekkingen.
Sollicitaties: 4 weken na afronding (langer alleen met toestemming).

Bij verwijdering van je account worden alle aan jou gekoppelde persoonsgegevens uit ons systeem verwijderd. Geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens in de cockpit blijven bestaan, omdat ze niet meer tot jou herleidbaar zijn.

8. Jouw gegevens bekijken, aanpassen of verwijderen?

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken en je toestemming in te trekken. Ook heb je recht op dataportabiliteit. Je kunt bij Reexz Moves een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die over jou zijn verwerkt.

Stuur je verzoek per e‑mail naar contact@reexz.com of schriftelijk naar:

Reexz Moves (Minded Motion B.V.)
t.a.v. Inzageverzoek persoonsgegevens
Garnizoenweg 17
5928 NA Venlo

We reageren zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 4 weken na ontvangst van je verzoek.

9. Klachten en toezichthouder

De Autoriteit Persoonsgegevens controleert of organisaties de AVG naleven. Als je vindt dat wij ons niet aan de privacywetgeving houden, neem dan eerst contact met ons op — we helpen je graag bij het vinden van een oplossing. Lukt dat niet, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. App‑ en dataverbruik

Het Reexz‑platform werkt in de browser en — waar van toepassing — als web‑app op je telefoon. Bij gebruik buitenshuis kan dit mobiele data verbruiken. Reexz Moves is niet aansprakelijk voor extra kosten door overschreden datalimieten van je provider; stel je eigen limieten in als je daar gevoelig voor bent.

11. Wijzigingen

We houden ons beleid up‑to‑date. Reexz Moves kan deze verklaring van tijd tot tijd wijzigen. Belangrijke wijzigingen maken we op een opvallende manier bekend. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.