Privacyverklaring.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Minded Motion B.V., handelend onder de naam Reexz Moves, Garnizoenweg 17, 5928 NA Venlo, Nederland — KvK 81936370. Voor privacyvragen: contact@reexz.com.

2. Welke gegevens verwerken we?

Contact en aanvragen. Naam, organisatie, functie, e‑mailadres, telefoonnummer, bericht en eventuele bijlagen.

Evenementen, workshops en clinics. Naam en geboortedatum/leeftijdsgroep van Deelnemers, contactgegevens van begeleider/ouder, bijzonderheden voor de veiligheid (bijv. blessures), aan- en afmeldgegevens.

Beeld- en geluidopnamen. Foto's en video's gemaakt tijdens onze activiteiten, voor verslaglegging, marketing en verantwoording.

Reexz-platform. Accountgegevens (naam, e‑mailadres, gekozen disciplines, niveau, voortgang, claims, badges), IP‑adres, device-/browserinformatie, sessielogs.

Impactmetingen. Antwoorden op vragenlijsten van Deelnemers, scholen en gemeenten — meestal geanonimiseerd of geaggregeerd gerapporteerd.

Sollicitaties & samenwerkingen. CV, motivatie, contactgegevens en wat je verder met ons deelt.

Website-gebruik. Geanonimiseerde of pseudonieme statistieken via privacyvriendelijke analytics; functionele en (bij toestemming) analytische cookies — zie onze Cookieverklaring.

3. Doelen en grondslagen

• Uitvoering van de overeenkomst met opdrachtgevers en (waar van toepassing) Deelnemers.
• Wettelijke verplichting, bijv. fiscale bewaarplicht.
• Gerechtvaardigd belang: bedrijfsvoering, beveiliging, fraudepreventie, verbetering van onze diensten, beperkte direct marketing aan zakelijke contacten.
• Toestemming voor o.a. niet‑essentiële cookies, nieuwsbrief en het publiceren van herkenbare beelden van minderjarigen.

4. Beeldmateriaal van minderjarigen

Bij activiteiten met minderjarigen vragen we vooraf — via de school, organisator of aanmeldformulier — toestemming aan ouders/voogden voor het maken en publiceren van herkenbaar beeldmateriaal. Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken via contact@reexz.com; we verwijderen de betreffende beelden dan zo spoedig mogelijk uit onze actieve kanalen.

5. Ontvangers en verwerkers

We delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn voor onze dienstverlening. Denk aan: hostingpartij, e‑mail- en authenticatiediensten, transactionele e‑mail, analytics, betaaldienstverlener, boekhouder, juridische adviseur, en — bij gezamenlijke producties — opdrachtgevers en partners. Met verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten.

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

6. Doorgifte buiten de EER

Sommige leveranciers verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. We doen dit alleen op basis van een passende waarborg, zoals een adequaatheidsbesluit of de EU-modelcontracten (Standard Contractual Clauses), en met aanvullende maatregelen waar nodig.

7. Bewaartermijnen

• Contactaanvragen: 12 maanden na laatste contact.
• Klantadministratie en facturen: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Deelnemerslijsten van een evenement: maximaal 12 maanden na het evenement.
• Accountgegevens Reexz-platform: zo lang het account actief is, daarna geanonimiseerd of binnen 12 maanden verwijderd.
• Beeldmateriaal: zo lang relevant voor verslaglegging/marketing, met respect voor intrekkingen.
• Sollicitaties: 4 weken na afronding (langer alleen met toestemming).

8. Beveiliging

We treffen passende technische en organisatorische maatregelen: TLS, toegang op need‑to‑know, sterke authenticatie, logging, geheimhoudingsverplichtingen, periodieke reviews en — voor het platform — security-scans op het databasemodel.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen, de verwerking te beperken of je toestemming in te trekken. Ook kun je bezwaar maken en een verzoek doen tot dataportabiliteit. Mail ons op contact@reexz.com; we reageren binnen 4 weken. Klacht? Dan kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Deze verklaring kan worden aangepast. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.